När behöver ritningsarkivet digitaliseras?
Pappersritningar, pärmar och spridda filer gör det svårt att hitta rätt underlag inför underhåll eller ombyggnad. Digitalisering av ritningar och dokument samlar materialet, men nyttan beror också på hur det ordnas. Vi utgår från vilka fastigheter, byggnader och användare arkivet ska stödja.
Från skanning till sökbart arkiv
Först skannas, kvalitetssäkras och struktureras det befintliga materialet. Nästa steg kan omfatta OCR, metadata och klassificering för att göra dokumenten sökbara och koppla dem till rätt objekt. OCR-resultat påverkas av originalens läsbarhet; svårlästa handlingar behöver bedömas särskilt.
Vad får ni och i vilka format?
Grundleveransen är digitala dokument i en definierad fil- och mappstruktur. Vid fördjupning tillkommer sökbar text, metadata och fastighetskopplingar. Filformat, skanningskvalitet, namngivning och metadatafält bestäms utifrån arkivets användning och mottagande system. Astacus Arkiv eller en annan överenskommen miljö kan användas för fortsatt åtkomst.
Hur hanteras original och kvalitetskontroll?
Vi kommer överens om inventering, hantering av original, leveranskontroll och återlämning. Digitalisering gör inte automatiskt en äldre ritning till en aktuell relationsritning. Om ni behöver kontrollera att handlingarna stämmer med byggnaden kan arbetet kompletteras med uppmätning.
Vad påverkar pris och leveranstid?
Antal handlingar, pappersstorlek, skick, dubbletter och hur mycket klassificering som behövs påverkar arbetet. Ett representativt urval hjälper oss att bedöma omfattningen och föreslå en struktur som går att hålla aktuell.
Välj rätt omfattning
En tydlig väg, steg för steg.
Digitaliserat arkiv
Hur får vi det befintliga materialet digitalt och samlat?
Ritningar, pärmar, kartor, fotografier och dokument skannas, kvalitetssäkras och struktureras till ett komplett digitalt arkiv.
Det här får ni
Kvalitetssäkrade digitala dokument; definierad fil- och mappstruktur; komplett digitaliserat grundarkiv.
Sökbart informationsarkiv
Hur gör vi informationen sökbar och begriplig?
Materialet kompletteras med OCR, metadata, klassificering och struktur så att informationen kan sökas och kopplas till rätt fastighet, byggnad eller objekt.
Det här får ni
OCR-behandlat material; metadata; klassificering; sökbar struktur och objekts-/fastighetskopplingar.
Digital arkivförvaltning
Hur använder och förvaltar vi arkivet över tid?
Informationen tillgängliggörs i Astacus Arkiv eller annan digital miljö med AI-sökning, integrationer och möjlighet till löpande informationsförvaltning.
Det här får ni
Digital arkivmiljö; sökning/AI-sökning; åtkomststruktur; integrationer och löpande informationsförvaltning.